Muitos gerentes de projeto usam o Microsoft Project para organizar tarefas. O Microsoft Project é para empresas que gerenciam projetos extremamente grandes e complicados e possuem o tempo, as habilidades e o orçamento necessários. Aprender a usar o MS Project pode ajudá-lo a organizar melhor seus projetos. Neste artigo, discutimos como usar o MS Project, revisamos habilidades comuns de gerenciamento de projetos e fornecemos exemplos de habilidades de gerenciamento de projetos.
Como usar o MS Project
Aqui estão os passos a seguir para aprender a usar o MS Project:
Iniciando um projeto no Microsoft Project
Depois de instalar e iniciar o Microsoft Project em seu computador, você pode começar a inserir dados no plano de tarefas do gráfico de Gantt, como o nome e a duração da tarefa. Ao adicionar tarefas e durações na planilha à esquerda, você pode visualizá-las visualmente no gráfico de Gantt à direita como uma barra azul sobre uma linha do tempo. Esta é a barra de tarefas e é um excelente método para ver rapidamente quais tarefas devem ser concluídas e quando.
Depois de colocar todas as suas tarefas na planilha e vê-las espelhadas no gráfico de Gantt à direita da tela, salve o projeto. Dê um nome e arquive-o no local apropriado. É uma boa idéia numerar este arquivo para diferenciá-lo das versões subseqüentes criadas à medida que o projeto avança.
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Data de início do projeto e dependências da tarefa
Por padrão, o MS Project inicia todas as tarefas na mesma data, por isso é importante especificar a data de início de cada trabalho. Você pode fazer isso selecionando o item do projeto na barra superior e selecionando Informações do projeto no menu suspenso. Uma nova janela pode abrir, permitindo que você modifique a data de início.
O Microsoft Projects permite que você acompanhe as dependências de trabalho, como quando um trabalho não pode começar até a conclusão de outro. Você deseja gerenciar essas dependências de tarefas, e é por isso que o MS Project permite vinculá-las. Uma opção é passar o cursor sobre o centro da barra de tarefas no gráfico de Gantt. O cursor pode se transformar em uma seta de quatro direções, que você pode usar para mover um trabalho sobre o outro, conectando-os. Agora salve o arquivo como versão dois e designe-o.
Criando marcos no MS Project
Um marco denota a conclusão de uma fase do projeto e serve como uma ferramenta útil para acompanhar o progresso e permanecer no caminho certo. Você pode incluí-los em seu gráfico de Gantt. Para transformar uma tarefa em um marco, clique nela. Clique com o botão direito do mouse após realçá-lo para abrir a janela de informações da tarefa. Navegue até a guia Avançado. No canto inferior esquerdo, há uma caixa de seleção. Basta marcar esta caixa e você poderá marcar o trabalho como um marco. Ele aparece como uma forma de diamante negro em seu gráfico de Gantt. Lembre-se de salvar.
Confira aqui e agora : Microsoft Project na gestão de projetos de construção
Barra de ferramentas e ícones no Microsoft Project
A opção da barra de ferramentas está no menu de visualização, onde você pode escolher entre uma variedade de visualizações, incluindo gráficos de Gantt, calendários, diagramas de rede, uso de tarefas e rastreamento. Agora você pode selecionar a visão mais apropriada para você, que pode mudar ao longo do projeto, então você pode usar esta opção com frequência. Há uma opção de barra de ferramentas visível, que abre uma nova janela à direita com opções adicionais. Embora as opções padrão e de formatação sejam padrão, você pode alterá-las para ver o que deseja ver. O uso do Microsoft Project fornece controle sobre como você vê o projeto.
Quando você passa o cursor sobre os ícones da barra de ferramentas, uma dica de tela pop-up aparece, que pode familiarizá-lo com o vocabulário visual do MS Project. Os ícones podem incluir Novo arquivo, Pesquisa de arquivo, Visualização de impressão, Ortografia e Desfazer. Você pode se familiarizar com os diferentes recursos e opções de formatação do software. Você pode modificar a barra de ferramentas excluindo ou adicionando opções. Uma pequena seta dupla e uma pequena seta para baixo estão localizadas à direita da barra de ferramentas normal e podem personalizar sua barra de ferramentas.
O que são habilidades de gerenciamento de projetos?
As habilidades de gerenciamento de projetos são aquelas necessárias para projetar, gerenciar e executar projetos com sucesso. Essas habilidades abrangem uma mistura de talentos pessoais e pessoais necessários para analisar o desempenho do projeto, gerenciar recursos, liderar equipes de projeto e relatar o progresso e os resultados. Essas habilidades são necessárias para que os gerentes de projeto planejem, gerenciem e executem as principais iniciativas organizacionais com sucesso e dentro dos prazos e orçamentos especificados.
Exemplos de habilidades de gerenciamento de projetos
Ao criar um currículo de gerenciamento de projetos, você pode considerar muitos talentos que refletem sua capacidade de cumprir obrigações de trabalho. Você pode incluir as seguintes habilidades em um currículo de gerenciamento de projetos:
Metodologias de gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos envolve a compreensão de várias estratégias de gerenciamento de projetos, como Waterfall, Agile e PMI, e também a capacidade de escolher qual método é adequado para determinados projetos. As metodologias Waterfall e PMI precisam de uma extensa preparação inicial antes de iniciar qualquer atividade geradora de valor. Metodologias ágeis são mais orientadas para resultados. Depois disso, você pode utilizar a opinião do consumidor para aprimorar continuamente o produto ou serviço final.
proficiência em software
Os gerentes de projeto podem se sentir confortáveis trabalhando com uma variedade de ferramentas de software, incluindo o Microsoft Office Suite, que inclui Outlook, Word e Excel, e também software de gerenciamento de projetos. A proficiência com o Microsoft Office Suite é essencial para a geração de documentos de projeto, como comunicações e relatórios de análise de dados. O software de gerenciamento de projetos permite que os gerentes de projeto gerenciem recursos, atividades e prazos, além de colaborar com as equipes e armazenar documentos em um local central.
Análise de dados
Habilidades analíticas são um componente chave do gerenciamento de projetos. Os gerentes de projeto devem ser capazes de medir seu próprio desempenho e o de suas equipes, além de avaliar dados financeiros, como orçamentos, gastos e retorno do investimento.
Essa habilidade é necessária para um gerente de projeto monitorar o andamento de um projeto e garantir que o pessoal o termine dentro do prazo e dos limites de orçamento especificados. Além disso, após o encerramento de um projeto, os gerentes de projeto são obrigados a relatar o sucesso geral do projeto, o que requer a capacidade de avaliar os dados coletados ao longo do projeto, como duração da tarefa, custos reais, retorno do investimento e pontos de equilíbrio.
Controle de custo
O controle de custos é fundamental para o sucesso do gerenciamento de projetos. Requer a capacidade de monitorar orçamentos, controlar despesas e negociar custos ao longo de um projeto para evitar que o orçamento seja excedido. Você pode mostrar essa habilidade gerenciando com sucesso as alocações de recursos para controlar custos e desenvolver fortes conexões com fornecedores para obter preços favoráveis. Uma técnica para controlar as despesas com eficiência ao longo de um projeto é monitorar o escopo do projeto e evitar que o trabalho vá além do escopo, o que pode resultar em aumentos de custo.
Gestão eficaz do tempo
O gerenciamento de projetos bem-sucedido exige um alto nível de capacidade de gerenciamento de tempo. Esse talento envolve não apenas a capacidade de gerenciar seu próprio tempo de maneira eficaz para terminar as atividades de planejamento e execução do projeto no prazo, mas também a capacidade de agendar e gerenciar o tempo dos outros. É vital que os gerentes de projeto tenham uma noção firme do tempo necessário para realizar várias atividades para criar um plano de projeto que esteja no caminho certo para cumprir os prazos especificados. Além disso, eles podem manter esse plano durante toda a duração do projeto, levando em consideração quaisquer trabalhos que excedam os prazos determinados.
Comunicação efetiva
A comunicação eficaz é fundamental para o sucesso do gerenciamento de projetos. É a capacidade de comunicar pensamentos e informações de uma maneira que os outros possam compreender. Essa habilidade é necessária para comunicação escrita e oral com pessoas e grupos no gerenciamento de projetos. É vital para os gerentes de projeto garantir que todas as partes interessadas e os membros da equipe compreendam o escopo, os objetivos e as entregas do projeto. Isso pode envolver a apresentação de material para grandes grupos, moderação de reuniões, elaboração de relatórios e reuniões com funcionários individuais para discutir o desempenho da tarefa. Além disso, implica fornecer e receber feedback para garantir a compreensão ou fazer uma correção.
Escuta ativa
A escuta ativa é necessária para o gerenciamento de projetos para garantir que você e outras partes interessadas e membros da equipe compreendam o escopo, plano e deveres do projeto. Implica a capacidade de resistir às distrações, direcionar sua atenção para o orador e validar sua compreensão por meio do uso de perguntas, paráfrases e resumos. Isso é crucial para garantir que você compreenda as demandas e comentários dos stakeholders e membros da equipe. Você também pode utilizar essas habilidades para garantir que as partes interessadas e os membros da equipe entendam o escopo do projeto e as funções atribuídas, solicitando e ouvindo suas contribuições e, em seguida, dando qualquer explicação ou correção necessária.
