Eu não sei como é o seu e-mail, mas o meu é um desastre. Ao longo dos anos, tentei ajustar o processo e torná-lo mais eficiente. Mas com centenas de e-mails chegando todos os dias a várias contas, resignei-me a algumas expectativas reduzidas. Eu nunca vou poder responder a todos os e-mails que recebo. Mas pelo menos eu li todos eles.
Dito isso, ainda tento manter meu e-mail organizado. Quero ser capaz de fazer referência a e-mails mais antigos quando possível, mas não quero que minha caixa de entrada seja cheia de mensagens que eu nunca mais olharei. Por isso, sou agressivo em arquivar as coisas e me manter o mais próximo possível da máxima da “caixa de entrada vazia”. Eu nem sempre sou bem sucedido. Mas a prática leva à perfeição.
Depois de receber uma tonelada de e-mails após a dica do Hotmail da semana passada sobre a emulação do botão do Gmail Archive, pensei em expandir um pouco e falar sobre como eu organizo e-mails usando o Hotmail.
Como você provavelmente sabe, recentemente mudei para o Hotmail do Gmail e agora uso o serviço de e-mail da Microsoft para consolidar todas as minhas contas de e-mail que não são de trabalho. Então, algumas delas serão específicas do Hotmail, enquanto outras são mais gerais.
Não organize com pastas
Se você lê este site com frequência ou ouve um de meus Podcasts, sabe que um dos meus temas gerais não diz respeito a pensar demais. Anos e anos atrás, quando organizei e-mails através do aplicativo Outlook da Microsoft, construí uma série complexa de pastas que usei em conjunto com filtros para rotear e-mails quando eles chegavam. Isso criou uma situação tola na qual eu teria que procurar localizações para novo e-mail.
Algumas pessoas usam um sistema de arquivamento semelhante, mas para organizar e-mails depois de serem lidos e tratados. Ou seja, o e-mail entra pela caixa de entrada, é respondido ou o que quer que seja e, em seguida, o usuário precisa examinar a mensagem, pensar sobre onde ela pertence e arquivá-la de acordo.
Gente, por favor. Estou te implorando. Não faça isso.
O gerenciamento manual de mensagens de e-mail é uma perda de tempo. Todos os serviços de e-mail modernos (e aplicativos) suportam uma poderosa funcionalidade de busca que localizará qualquer mensagem em segundos. Não há necessidade de você pensar no e-mail e construir estruturas de pastas complexas.
Aqui está o que eu faço. Arquivar ou excluir. Esses são os dois únicos resultados possíveis para qualquer e-mail que vier através do Hotmail: eu o salvei ou matei.
