Excel ou um software PPM?Qual ferramenta melhor se adapta às necessidades de gestão da sua empresa? A gestão do portfólio de projetos tornou-se um elemento estratégico nas empresas na hora de definir e gerenciar recursos, tarefas, benefícios, riscos e prioridades de cada um dos projetos em andamento.
E, para uma gestão eficiente do mesmo, os gestores de PMO devem avaliar se o Microsoft Excel atende às necessidades de gestão de seu portfólio de projetos ou se, ao contrário, devem tentar mudar a solução.
Excel, uma ferramenta econômica e flexível
Para a gestão da Carteira de Projetos é necessário o cadastro de uma grande quantidade de dados (orçamentos, alocação de pessoal, registro de horas, calendário de ações, etc.) projeto. departamento de gerenciamento de projetos de sua empresa.
Muitas empresas e organizações ainda dependem do Microsoft Excel para gerenciar seu portfólio de projetos, e o fazem pelos seguintes motivos:
- O Excel pode ser usado gratuitamente para gerenciamento de projetos. Por estarem incluídas no Microsoft 365, as empresas não têm um custo adicional para utilizar o Excel como ferramenta de gestão de portfólio de projetos.
- É fácil de usar, portanto não são necessários custos extras no treinamento de pessoal, já que a maioria está familiarizado com ele.
- É flexívele adaptável , permitindo a criação e gestão de recursos como dashboards, calendários de projetos, relatórios, apresentações, análise e filtragem de dados, essenciais para uma gestão de projetos eficiente.
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Os problemas de gerenciar o portfólio de projetos com o Excel
As funcionalidades oferecidas pelo Microsoft Excel o tornam a ferramenta ideal para, por exemplo, gerenciar projetos em nível individual. No entanto, ao gerenciar um portfólio de projetos, não é a ferramenta mais adequada para sua gestão eficiente e controlada.
Além disso, o uso diário do Excel para monitorar e acompanhar o portfólio de projetos pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça para equipes especializadas nessa função.
Embora o Excel possa ser usado para gerenciamento de portfólio de projetos em alto nível, desenvolver uma solução PPM em Excel (que implicaria a configuração de macros, fórmulas complexas etc.) de tempo. alto custo para a organização, pois pode ser necessária a ajuda de pessoal externo, como uma consultoria em Excel, para desenvolver esta solução.
Além disso, atualizar as informações do portfólio de projetos é uma tarefa diária e demorada. E se uma grande quantidade de dados também deve ser modificada devido a mudanças na estratégia ou na priorização de alguns dos projetos, alterar esses dados em planilhas de Excel é uma tarefa que pode consumir várias horas.
Pouca visibilidade para controlar as mudanças
O Excel não foi projetado para que suas planilhas possam ser trabalhadas por várias pessoas ao mesmo tempo. Em sua equipe de gerenciamento de portfólio de projetos, você provavelmente já passou por situações em que a versão errada do documento foi atualizada ou não conseguiu identificar os autores de certas alterações ou erros cometidos em alguns de seus documentos.
Infelizmente, com o Excel você não tem esse tipo de visibilidade, nem um histórico de alterações para revisar os autores das modificações feitas nas planilhas.
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Complexidade na correção de erros
Na hora de captar toda a informação relativa ao nosso portefólio de projetos num documento Excel, seguramente teremos de recorrer a fórmulas e até macros para que a informação comum aos diferentes projetos (níveis de prioridade, orçamento, recursos alocados, prazos) , prazos de entrega, etc) está conectado e, até certo ponto, automatizado.
Qualquer erro acidental pode fazer com que todas as informações publicadas no documento apareçam incorretamente. E encontrar a origem do problema pode ser um trabalho muito difícil. Se, por exemplo, o erro for na configuração de uma macro do Excel e a pessoa que desenhou essa macro não trabalhar mais na organização, provavelmente toda a planilha teria que ser refeita.
Risco de perda de informações
Apesar de muitas empresas e organizações já terem disponível a suite Microsoft 365 , que lhes permite trabalhar em documentos Excel na nuvem e alojá-los, por exemplo, no OneDrive, quer pela cultura da empresa, quer por questões de segurança, as equipas Gestores de Portfólio ainda preferem armazenar suas planilhas localmente em pastas de rede compartilhadas.
Um fato que certamente carrega seus riscos, pois pode acontecer que, por acidente, um dos membros de sua equipe salve o Excel localmente em seu computador, de modo que o restante dos componentes não poderá ver as alterações feitas. feito. Ou que alguém não autorizado a ter acesso a essas informações seja adicionado por engano como anexo a um e-mail enviado externamente.
Visibilidade da informação
O Excel não foi projetado para fornecer acesso de usuário em camadas. Assim, todos os membros de sua equipe poderão ver as mesmas informações na planilha de Excel que mostra o portfólio de projetos.
Pode acontecer que haja membros em sua organização que não devam ter acesso a determinadas partes do documento ou que não devam ser autorizados a fazer alterações em determinadas partes do documento (orçamentos, designação de pessoas). Ou que, após fazer uma alteração no documento, ele deve ser validado pelo responsável antes de ser publicado.
Para uma gestão eficiente do Portfólio de Projetos é necessário que as ferramentas que são utilizadas no dia-a-dia para sua gestão também sejam eficientes. Portanto, pelos motivos listados acima, recomendamos o uso de uma ferramenta PPM para realizar a gestão do portfólio de projetos de forma eficiente a partir de agora.
O que um software PPM oferece em comparação com o Excel?
Para as organizações e empresas que gerenciam vários portfólios de projetos, usar um PPM é a solução mais adequada. E é que esta ferramenta reúne uma série de características estratégicas essenciais para uma gestão eficiente do Portfólio de Projetos.
Criação e gestão de um número ilimitado de portfólios de projetos
Os PPMs foram concebidos para gerir vários Portfólios de projetos ao mesmo tempo de forma simples e intuitiva no dia-a-dia. Com um PPM, acabou a tediosa gestão que envolvia atualizar as informações das carteiras com seus respectivos projetos no dia a dia.
Alinhamento estratégico em todo o portfólio de projetos
Os PPMs permitem que os projetos sejam qualificados e priorizados com base em sua estimativa de benefícios, custos e riscos. Isso fornece uma visão estratégica clara para a organização sobre quais projetos agregam valor à organização, quais devem ser priorizados e quais devem ser deixados em segundo plano.
Informações em tempo real
Com um PPM, acabou a incerteza de saber se você está trabalhando com a versão mais atualizada do portfólio de projetos ao usar o Excel. Aqui temos informações atualizadas em tempo real de todo o portfólio de projetos: orçamentos, prazos de entrega, alocação de recursos. Isso permite maximizar a utilização dos recursos da organização, alinhando-se com as prioridades do negócio.
Dashboards e relatórios gerenciais personalizados
As ferramentas PPM têm uma gama interessante de opções para geração de relatórios e análises. Diagramas de Gantt, Dashboards, Kanbans, Masterplans, relatórios personalizados… Um PPM é o melhor aliado para realizar uma análise do portfólio de projetos que ajuda a visualizar insights e soluções eficientes para a organização.
Integração de dados com Excel
Trabalhar com um PPM é compatível com outras ferramentas de análise e relatório, como o Microsoft Excel. Um PPM permite extrair os dados diretamente para o Excel de forma automatizada, com o que a organização economizaria o custo de aquisição de uma ferramenta de processamento de dados online (OLAP na sigla em inglês).
conclusão
Dependendo do tamanho da organização e do número de projetos gerenciados, o Excel pode servir como uma solução PPM em nível básico, pois graças a todas as funcionalidades que inclui, é possível criar e gerenciar painéis, calendários de ações, orçamentos , etc., suficiente se o volume do portfólio de projetos da organização não for muito alto. Em empresas onde a gestão de mudanças não está bem estabelecida e há um grande volume de projetos, o Excel também pode servir como uma etapa prévia para a implementação de uma solução de PPM mais completa.
