O e-mail é um canal de comunicação essencial para as empresas, seja agendando reuniões, atendendo clientes, fazendo recomendações, fechando negócios ou trabalhando em equipe. De acordo com a pesquisa realizada pelo Certificado Cursos Online, plataforma de Cursos Online com Certificado, 92% dos adultos online usam e-mail.
Mesmo com o advento de outras opções, como Whatsapp Business e redes sociais, o e-mail continua firme e poderoso. Por meio dele, os clientes poderão entrar em contato com o departamento de suporte, podem enviar feedback, sugerir melhorias, solicitar orçamentos de serviços, receber anexos, entre outras coisas.
É por isso que e-mails profissionais são obrigatórios para qualquer marca e, no artigo de hoje, discutiremos todas as etapas que você deverá seguir com o objetivo de criar o seu próprio email profissional.
Definimos o email profissional como sendo um serviço de email que usa um domínio personalizado, geralmente por uma taxa. Nesse tipo de e-mail, o endereço não vai termina com o nome de algum provedor, como, por exemplo: “@gmail.com”, mas com o próprio endereço da empresa. Então fica assim:
- seunome@suaempresa.com
Se sua empresa for composta por várias pessoas, você poderá criar diversos usuários com o mesmo endereço com o objetivo de atender às diferentes necessidades de seus clientes. Veja alguns exemplos:
- departamento@suaempresa.com
- info@suaempresa.com
- financeiro@suaempresa.com
- suporte@suaempresa.com
Com vários usuários, os departamentos da empresa serão os responsáveis por responder a determinados e-mails. Tornando assim o processo de resposta muito mais fácil e rápido. O e-mail comercial tem a finalidade de agregar valor à sua empresa e fortalecer o seu posicionamento dentro do mundo digital.
Com o objetivo de ter um email profissional, você só precisará de duas coisas: um domínio e um provedor de email.
Ter um e-mail profissional tem várias vantagens que facilitam a vida da empresa, dos colaboradores e dos clientes. Agora, compreenda quais são os principais benefícios de uma boa comunicação.
Estratégia de email marketing
Podemos destacar que o email marketing é uma excelente estratégia de marketing digital que pode gerar diversos resultados positivos. Com e-mails profissionais, sua imagem de marca será fortalecida e suas campanhas terão cada vez mais menos probabilidade de acabar na caixa de spam.
Sem e-mail profissional, sua atividade pode acabar sendo sinalizada automaticamente como spam porque seu domínio será uma forma de identificá-lo como remetente e verificar sua reputação. Sem a verificação, seu ISP pode suspeitar de você.
Você sabe o que email marketing? Através de um Curso Online de Marketing Digital você aprenderá tudo sobre o assunto.
Credibilidade e profissionalismo
Pergunte a si mesmo: você confiaria totalmente em uma empresa sem um logotipo? Quando marcas e empresas não se levam a sério, as pessoas também ficam menos propensas a levá-las a sério. Portanto, é fundamental sempre investir em branding e e-mail comercial.
E-mails profissionais trazem muita credibilidade e autoridade para sua marca, mostrando assim que você tem domínio e comprometido com sua imagem, bem como com suas comunicações e relacionamento com os clientes.
O próprio nome de domínio vai lhe dará uma maior sensação de segurança, pois há muitos hackers e golpistas se passando por empresas e enviando e-mails falsos por meio de domínios não oficiais.
Produtividade e integração
O e-mail profissional tem grande influência na produtividade e na integração da sua equipe. Como já mencionamos, poderá existir diversos usuários de um mesmo domínio único. Com isso, cada equipe ficará responsável pelo envio de um tipo de e-mail, evitando sobrecarregar um único departamento.
Além dos serviços de entrega de e-mail, muitas vezes existem planos de e-mail que oferecem várias vantagens às empresas. Existem alguns passos que você precisa seguir para ter um e-mail profissional, porém não se preocupe: isso é um processo muito rápido e fácil.
Criação
1. Registre um domínio
Primeiramente, para se obter um email profissional é preciso registrar um determinado domínio. Um nome de domínio é o endereço da sua marca dentro da Internet, ela é a base para a criação de sites e e-mails comerciais. Indicamos ter o nome da sua empresa como sendo o nome de domínio, assim as pessoas reconheçam que estão falando com a sua marca pelo e-mail.
Se você trabalha como autônomo, poderá usar o seu próprio nome, sempre quando você for escolher um domínio, você terá que escolher uma boa extensão. Existem vários, os mais comuns no Brasil são “.com” e “.com.br”. No entanto, se você trabalha como advogado, também pode usar “.adv.br”. Tudo irá depender do nicho que você se encontra.
Você pode registrar o seu domínio através de um serviço de hospedagem.
2. Escolha um provedor de email
Depois de fazer tudo isso, você poderá escolher seu provedor de e-mail. Há diversas opções dentro do mercado que são ao mesmo tempo gratuitas e mais robustas e prontas com o objetivo de atender as empresas com diversos funcionários.
Mas para definir o fornecedor perfeito, é preciso compreender quais são as suas principais necessidades. De quantos endereços de e-mail você precisa? Qual será o espaço de armazenamento que será necessário? Quais recursos seu provedor precisa fornecer?
Portanto, realizando uma análise minuciosa, é mais fácil tomar uma determinada decisão. A seguir você verá algumas alternativas que são oferecidas por empresas que têm esses serviços pagos:
- Google Workspace;
- Office 365;
- Locaweb;
- GoDaddy;
- UOLHost;
- Yahoo.
A opção gratuita do mercado para criar e-mails profissionais é o Zoho Mail, ele é uma plataforma de serviços muito consolidada quanto seus concorrentes. O plano gratuito tem diversas limitações e tem planos pagos que começam em $ 1 por mês/usuário.
3. Configure seu e-mail
Sempre que você contratar um serviço de e-mail, indicamos que você verá a configuração. Ou seja, com o objetivo que um domínio tenha a função de enviar e receber e-mails, ele deverá conectar-se com a empresa selecionada. Porém, se você se inscreveu em algum serviço profissional de e-mail, essa etapa poderá não ser necessária.
O provedor enviará sempre instruções completas com o objetivo de estabelecer essa conexão. Além disso, em diversos casos, o provedor poderá exigir uma determinada verificação de domínio com o objetivo de provar que você é um administrador com o objetivo de evitar qualquer invasão.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Certificado Cursos Online, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre cursos, educação e diversos segmentos.
