A contabilidade registra toda a atividade econômica de uma empresa. Por isso, é fundamental avaliar o plano financeiro de um ecommerce e sua rentabilidade.
As lojas online constituídas sob a forma de sociedade são obrigadas a manter um registo adaptado às regras do Plano Geral de Contabilidade (PGC).
O comércio eletrônico administrado por freelancers não corporativos não tem essa obrigação, mas deve manter um registro ordenado das faturas emitidas e recebidas e o restante das receitas e despesas para preparar impostos e controlar suas contas.
Em geral, é necessário contabilizar todas as faturas, o custo de marketing de um ecommerce , impostos e salários/contribuições. Sem esquecer as amortizações e outros ajustes exigidos pela regulamentação.
Por que é tão importante manter uma contabilidade da loja online?
Ao registrar todas as operações econômicas, a contabilidade é uma ferramenta muito útil para medir a rentabilidade de uma loja online , estudar a evolução de diferentes itens e fazer os ajustes necessários.
Além disso, os regulamentos criaram um padrão comum de contabilização das operações (método de partidas dobradas). Esse formato padrão permite comparar os resultados ao longo do tempo e até compará-los com outras lojas do setor.
A importância da contabilidade se resume em:
- Cumprir a legislação vigente . As pequenas e médias empresas (PMEs) podem manter suas contas por meio do PGC para PMEs, o que simplifica alguns procedimentos.
- Preparar impostos . As declarações que devem ser apresentadas à Tesouraria são baseadas no resultado contábil.
- Acesse diversos relatórios econômicos e financeiros . Desde os básicos (balanço e conta de ganhos e perdas) aos mais personalizados.
- Avalie diferentes parâmetros . Por exemplo, se a estratégia de marketing atende ao objetivo de vendas ou para controlar os riscos financeiros do comércio eletrônico: lucratividade, liquidez e dívida.
- Tomar decisões : a contabilidade fornece uma visão ampla do negócio. Se você souber analisar uma demonstração de resultados ou um balanço patrimonial, terá uma boa estrutura para saber o que está acontecendo de errado e fazer as correções.
- É o “currículo “ da sua loja . Assim como um currículo pessoal, a contabilidade reflete a situação atual da sua loja. Se a informação for boa, você terá mais vantagens para obter financiamento e conseguir melhores acordos comerciais.
Aspectos mais importantes a serem controlados dentro da contabilidade de um ecommerce
O pilar da contabilidade é o registro de cada receita e despesa, principalmente aquelas incluídas nas notas fiscais. Da faturação nasce também um imposto fundamental para uma loja: o IVA .
Deve-se levar em consideração que as operações devem ser contabilizadas no momento em que ocorrem, independentemente de quando são cobradas ou pagas (o que exigirá outra nota).
Para além da faturação, há que ter em conta os livros de registo, o arquivo e documentação e a elaboração de relatórios e contas anuais.
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COBRANÇA
As obrigações gerais de faturamento devem ser revisadas . Em qualquer caso, cada venda deve ser justificada com uma fatura ou bilhete (faturas simplificadas) mesmo que não seja enviada ao cliente. Os principais elementos de uma fatura são:
- Título: com a palavra “Fatura”
- Número e data: são numerados consecutivamente (sem saltos na numeração).
- Identificação: nome e identificação fiscal do vendedor e do cliente.
- Detalhe: descrição, unidades e preço unitário de cada item.
- Totais: da base tributária (soma de todas as posições), impostos e o total da fatura.
A utilização da fatura eletrônica num comércio eletrônico é essencial. Deve ser enviado através de um canal aceito pelo cliente e em formato padrão (como PDF). O arquivo eletrônico deve atender aos requisitos de autenticidade, integridade e legibilidade.
Ao contabilizar uma fatura, a base tributável e o valor do IVA devem ser separados. Quando você emite uma fatura para um cliente, ela é contabilizada como IVA a jusante e nas suas compras como IVA a montante. A diferença é o que deve ser declarado na Fazenda.
LIBROS DE REGISTRO
Os livros coletam entradas ordenadas de diferentes operações. Eles podem ser preparados e mantidos em papel ou eletronicamente. Eles são necessários para cumprir as obrigações exigidas pela Fazenda e pelo Registro Mercantil.
Administração Tributária: Livros de Registro (IVA)
O Tesouro indica que: “ Empresários e profissionais, sujeitos passivos de IVA, devem, em geral, manter os seguintes livros de registo ”:
- Libro registro de faturas expedidas
- Libro registro de faturas recebidas
- Livro de registro de bens de investimento
- Livro de registo de certas operações intracomunitárias
Esses livros devem ser guardados “ de forma clara e exata, em ordem de data, sem espaços em branco ”; strikeouts ou interpolações também não são permitidos. As páginas serão ordenadas e numeradas.
Assim que um erro é detectado, ele deve ser corrigido imediatamente. Os valores registados serão sempre expressos em euros.
Registro Mercantil: Livros
Se você tem uma empresa, terá que preparar e legalizar anualmente determinados livros no Registro Mercantil – além do que já foi feito no momento da constituição.
São apresentados eletronicamente e antes de 4 meses após o encerramento do exercício.
ARQUIVO, ARQUIVAR
Além dos livros, toda a documentação gerada pela loja e que justifica as notas contábeis -faturas, contratos, folha de pagamento, documentação bancária…- deve ser arquivada em pastas de forma ordenada e guardada pelo tempo estabelecido em lei.
A documentação pode ser digitalizada desde que os requisitos de autenticidade, integridade e legibilidade sejam atendidos. A chave é encontrar rapidamente qualquer documentação, especialmente antes de uma possível inspeção.
RELATÓRIOS
Graças às informações contábeis, você pode preparar uma ampla variedade de relatórios de acordo com suas necessidades. Estes são alguns exemplos:
Relatórios financeiros:
Os mais úteis são aqueles que são apresentados no Registro Mercantil, principalmente as contas anuais, pois contêm todas as informações que permitem controlar o plano econômico-financeiro de um comércio eletrônico e fazer os ajustes necessários.
Obrigatório :
- Inventário: recolher a contagem do stock (obrigatório pelo menos uma vez por ano).
- Livro Diário: o conjunto de todo o registro contábil ordenado por dias.
- Contas anuais
É importante revisar o relatório da conta de lucros e perdas a cada mês ou trimestre para ver como as coisas estão indo, o que está vendendo mais ou quais despesas estão mais fora de controle. Também ajuda a estimar o pagamento de impostos (juntamente com o controle das contas de IVA).
Outros relatórios importantes:
- Saldo de valores e saldos: na contabilidade formal permite verificar se não há desequilíbrios no registro dos valores de cada conta.
- Demonstração do fluxo de caixa ou tesouraria: registra as entradas e saídas de caixa em determinado período. Estudar os movimentos da tesouraria ajudará você a controlar pagamentos e cobranças, monitorar o saldo das contas bancárias e otimizar a liquidez.
- Conciliação bancária: Trata-se de comparar o extrato de movimentos oferecido pelo banco com o registro interno. Se houver alguma incompatibilidade, verifique se é devido a um erro bancário ou de contabilidade e corrija-a.
relatórios de negócios
- de clientes . Relatórios interessantes podem ser extraídos sobre o volume de vendas por período, o número de clientes ou o valor médio de compra. Dados essenciais para avaliar a estratégia de marketing .
- Dos fornecedores : são usados para saber quanto e quando cada um é comprado ou as condições de pagamento que oferecem. Informações úteis para revisar contratos e negociar melhores preços ou descontos.
CONTABILIDADE DE CUSTOS
Um ramo importante da contabilidade é a contabilidade analítica ou de custos.
Trata-se de detalhar e codificar cada item de despesa (você pode aproveitar o detalhamento de contas que o PGC permite) e fazer um registro mais preciso do impacto de cada um.
Numa loja online, a gestão de armazenamento, logística e transporte é vital. Os custos econômicos de um ecommerce devem ser bem avaliados e como eles afetam a margem de vendas.
Com uma boa repartição, todos os gastos são divididos de acordo com sua natureza, para controlá-los e analisá-los por grupos principais (fixos e variáveis), por setores (produção, distribuição, administração ou logística), por famílias ou um por um.
Contratar um contador ou auto gerenciar a contabilidade?
A contabilidade será mais ou menos complexa dependendo do modelo de negócios. Se vai fabricar os produtos, tem instalações e máquinas ou instrumentos de financiamento diferentes, é positivo que tenha uma consultoria à mão.
Gerir a contabilidade diretamente tem uma grande vantagem porque permite conhecer instantaneamente a situação econômico-financeira da sua loja e assim tomar decisões mais ágeis em áreas essenciais: marketing, custos ou gestão fiscal.
O problema da autogestão contábil é que ela exige algum treinamento e, sobretudo, tempo. Tempo cada dia para registrar as operações diárias, ainda mais para fechar cada trimestre e muito mais para fechar o ano.
CHAVES :
- Independentemente de você se responsabilizar ou contratar um contador, certifique-se de que tudo esteja contabilizado. O responsável por esta tarefa deve ter toda a documentação e informações necessárias para fazer bem o seu trabalho.
- Erros na contabilidade são graves: geram dados imprecisos que afetarão a declaração de impostos e os livros. Sem contar o risco de ser penalizado.
- Atualmente, existem aplicativos simples para gerenciar todo o ciclo contábil: eles criam lançamentos automatizados, ajudam a preparar devoluções e produzem todos os tipos de relatórios.
O normal, à medida que o negócio cresce, é aumentar o quadro administrativo e ter um profissional fiscal e contábil na folha de pagamento.
De qualquer forma, tão importante quanto o processo contábil é entender como a informação está estruturada e saber interpretar os dados e relatórios. É a melhor maneira de detectar os riscos e ameaças a curto e médio prazo que aguardam o comércio eletrônico.
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